Contas a Pagar (CPG)

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1.Como Incluo ou Altero ou Excluo uma NF no CPG ?

R. Menu Principal, Contas a Pagar, ou botão Contas a Pagar. Uma tabela será aberta com todas as contas. No rodapé você tem os botões Novo, Alterar ou Excluir. Ou então você pode usar o menu de contexto (clicando com o botão direito do mouse na conta desejada) e selecionar a função desejada. Ou ainda você pode usar as teclas quentes, como Insert, F2 e Delete. Praticamente todas as tabelas do sistema seguem esse mesmo padrão.

 

2.Como incluo uma NFe tendo o XML dela ?

R. Use a opção de Inclusão  e, ao abrir a janela, clique em Abre XML de NFe. Quando você localizar o XML e confirmar, você verá que praticamente todos os dados são preenchidos automaticamente, desde os dados básicos da NFe até os seus produtos.

 

3.Se eu não tiver o XML como capturo-o no site da Fazenda ?

R. https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

Use a opção Consultar NFe, Resumida ou Completa. Depois de você digitar a chave da NFe, você verá que existe o botão para fazer download do XML dela. Único detalhe é que para fazer download você precisa ter o certificado digital instalado no micro, com o CNPJ da empresa destinatária.

Você pode também na Inclusão de NFe no Contas a Pagar, usar a opção Recuperar XML do Site da Fazenda, porque o sistema vai fazer download também, mas tenha consciência que o XML que vem nesse caso não tem validade legal.

 

4.Como incluo um pedido de Transferência entre Filiais, que foi exportado para o site ?

R. Inclusão de Contas a Pagar e, ao abrir a janela, clique no botão Transferência de Loja. O sistema deve estar configurado para exportação de dados, conforme descrito nas perguntas sobre Cadastros, Lojas.

 

5.Como confiro o lançamento de uma NF após inclui-la no sistema ?

R. Contas a Pagar, Relatórios, Conferência de Lançamentos. No relatório observe o campo “Alta” o qual indica que o produto chegou com preço de custo mais alto do que estava no micro. Essa informação é relevante para você administrar o que efetivamente vai fazer com o preço de venda. É muito importante que o relatório de conferência de lançamentos seja emitido e alguém, diferente da pessoa que digitou a NF, faça a conferência, para que você corrija os erros que podem acontecer durante o processo, como lançamento de quantidades e preços errados e mesmo o lançamento de produtos invertidos, tipo chegou Tomate e lançaram Maçã.

 

6.Como tiro relatório das contas a serem pagas em um determinado período ?

R. Contas a Pagar, Relatórios, NFs no Período. Selecione o período e o botão Com Data de Vencimento no Período. Como você pode observar, o campo Pesquisar por Conta permite que você pesquise titulos emitidos, pagos ou vencendo no período que você especificar.

 

7.Como tiro relatório das NFs que ainda não chegaram o boleto ?

R. Contas a Pagar, Relatórios, Duplicatas/Boleto Faltando.

 

8.Como o sistema sabe que o boleto ainda não chegou ?

R. Ao lançar as parcelas de uma conta, existe um campo que identifica se o boleto já chegou ou não. Esse relatório levanta, no período, aquelas contas que o operador marcou como “Não” nesse campo.

 

9.Se um fornecedor vende um produto em caixas com 10, e a loja vende unitário, que campo da ficha do produto devo alimentar para informar esse fato e o sistema fazer a conversão automaticamente ?

R. Na ficha do Produto existe o campo “Quantidade na Embalagem Fechada”. Em Compras, Administração de Estoque Mínimo existe esse campo em Linha, quando for preciso administrá-lo para vários produtos ao mesmo tempo.

 

10.Se um produto chega com o custo mais alto, e o preço de venda calculado ficará mais caro, eu tenho a possibilidade de manter o preço atual ? Como faço isso ?

R. A tendência do sistema é fixar o preço mais alto entre o que está atualmente como Preço de Venda no sistema ou o Preço de Venda Calculado, na entrada dos itens da Nota Fiscal de Compra. Se você quiser fixar um preço diferente na confirmação da Nota, digite-o no campo Novo Preço de Venda. O que for calculado ou digitado ali é que será liberado como preço de venda na confirmação da Nota.

 

11.Qual o papel do MarkUp alimentado na ficha do produto, quando você está lançando os produtos de uma NF ?

R. O sistema pega o preço de compra, menos descontos, mais todos os impostos e acréscimo para formar o novo preço de custo do produto. Então o sistema pega esse preço de custo novo calculado, acrescenta o MarkUp padrão do produto e coloca o preço de venda no campo Novo Preço de Venda. Conforme informado na pergunta anterior, caso o preço de venda do item na ficha do produto esteja maior que o calculado, esse preço maior é que será usado.

 

12.Quais as variáveis que influem no preço de custo de um produto, ao dar entrada do mesmo ?

R. Preço de Compra, menos Descontos, mais IPI, mais Frete, mais Outros Acréscimos, mais Valor de Seguro, mais ICMS-ST.

 

13.Para que serve a opção “Resolver Pendência” na tela de entrada dos produtos ?

R. Quando você entra uma NF através do XML dela, os produtos são inclusos também. Se o produto tem código de barras, o sistema procura no cadastro de produtos se existe esse produto cadastrado. Se não existe o código de barras, o sistema verifica se existe um código do fabricante no sistema e cadastrado com o mesmo código de fornecedor do que está sendo dado entrada. Se não existe nenhum dos dois, o sistema não consegue estabelecer que produto é esse que está entrando. Na tela dos produtos da NF é fácil você notar porque o código dos produtos estará em branco. Isso é que Resolver Pendência, ou seja, você indicar ao sistema que produto é esse que está entrando. Caso o produto realmente não esteja cadastrado, na Resolução de Pendência tem um botão que permite você cadastrá-lo já no ato. Se o produto existe, você consulta e associa o seu produto cadastrado com esse que está entrando. É importante também o campo “Quantidade na Embalagem Fechada” na ficha do produto porque ele será usado nesse momento. Supondo-se que seu fabricante lhe venda um item na unidade Caixa em tem 10 nessa caixa, se na sua ficha do produto associado contiver 10 no campo Qte/CX, o sistema automaticamente vai multiplicar a quantidade por 10 e dividir os preços por 10. Dê bastante atenção à isso porque senão os preços e quantidades em estoque serão alimentados de forma totalmente errada ao confirmar a NF.

 

14.O que é Baixar um Título ?

R. É indicar ao sistema que o mesmo foi pago.

 

15.Como faço a Baixa ?

R. Contas a Pagar, Localize o título que será baixado e, no menu principal, Baixa, ou menu de contexto, Baixa.

 

16.Como consigo rastrear as compras de um produto, num determinado período ?

R. Contas a Pagar, Relatórios, Rastreamento de Produto Comprado.

 

17.Como listo os produtos que foram comprados num determinado período ?

R. Contas a Pagar, Relatórios, Produtos Comprados no Período.

A diferença do relatório anterior para esse é que o anterior busca quem comprou um determinado produto e esse mostra todos os produtos que foram comprados em um período.

 

18.O que mostra o relatório de “Compras por Fornecedor no Período” ?

R. Mostra cada um dos fornecedores que tiveram entradas de títulos, a quantidade de títulos no período e o valor total desses títulos.

 

19.Como sei quais foram os produtos que chegaram com preço mais caro dentro de um período ?

R. Contas a Receber, Relatórios, Preços de Custo Majorados.

 

20.Como enviar email para o escritório de contabilidade, os XML das NFes alimentadas no CPG ?

R. Contas a Pagar, Ferramentas, Envia email de NFe para Escritório Contábil.

A maioria dos sistemas de contabilidade hoje conseguem importar as NFs de compra através dos XML. Isso facilita tremendamente o trabalho do escritório no lançamento da escrita fiscal.

 

Observar que se houverem NFes no período com Status em Branco, ou com data de emissão errada, aparecerá na tela um relatório com números de NFes com problemas. Resolva os problemas de status ou de data de emissão incorreta pelo VCash. E então acione a opção novamente.

 

21.Onde ficam armazenados os XML das Nfes alimentadas no CPG ?

R. <Cash>\NFeCPG\ano\mes     onde

<Cash>                é a pasta de instalação do sistema

Ano                        é o ano da emissão da NFe

Mês                        é o mês da emissão da NFe

 

22.Como altero o fornecedor ou o no. de uma NFe, depois de alimentada, sendo que eles são chave primária ?

R. Contas a Pagar, Editar, Renumerar NFes. Ou menu de contexto, Renumerar NFes.

 

23.Na Baixa, quando defino que será Baixado via Banco Movimento, o sistema faz um lançamento automático no banco correspondente, no módulo do banco movimento. Esse lançamento entra em aberto ou baixado ?   Por que ?

R. Em aberto. Porque o fato de baixar no Contas a Pagar não significa necessariamente que o cheque ou o pagamento em si tenha sido compensado no Banco. P.Ex. você paga um título com Cheque e Baixa no Contas a Pagar. Esse cheque pode demorar dias para cair na conta do banco. O Banco Movimento é um outro módulo e essa compensação tem que ser feita lá também.

 

24.Na Baixa, quando defino que será Baixado via Caixa, o operador de caixa consegue ver esse lançamento na Leitura em X ?   Como esse lançamento é identificado lá ?

R. Sim, porque se você definiu baixa no Caixa, significa que você está tirando dinheiro desse caixa (você tem que identificar o No. do Caixa ao baixar). Portanto, do ponto de vista do Caixa isso é uma Sangria, e é assim que aparece. Na descrição, sai algo como “Pag.Dupl. 123456/A F.00094 CASAS JOSE SILVA”, onde 123456/A é o No. da Duplicata no Contas a Pagar e F.00094 é o código e nome do fornecedor.

 

25.Que opção uso para imprimir um DANFE a partir de um XML que tenho de um fornecedor meu ?

R. Contas a Pagar, NFe, Imprime DANFe a partir do XML. Ou Ferramentas, NFe – Imprime DANFe a partir do XML.

 

26.É possível ver os Títulos que foram enviados para Arquivo Morto ?

R. Não.