Contas a Receber (CR)

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1.Como abro o Caixa ?

R. Contas a Receber, Menu do Caixa, Abertura do Caixa. Todos os terminais definidos como “CS”, “CC” e “CE” devem, diariamente , ter o caixa aberto e fechado.

 

2.Como fecho o Caixa ?

R. Contas a Receber, Menu do Caixa, Redução em Z. No Cash, Contas a Receber, Menu do Caixa, Leituras X e Z, Leitura em Z. Se a loja tiver Terminais definidos com o tipo “BN”, deve ser feito um fechamento no Terminal “000” com o código de Terminal “999”. O Terminal “000” é chamado de Retaguarda e é ele quem comanda a data de trabalho dos terminais “BN”, “MT”, “BC”.

 

3.Como fecho o Caixa de forma que todos os terminais tipo balcão (BN) virem a data da retaguarda ?

R. Conforme dito anteriormente, no terminal de retaguarda (Terminal 000) você deve fazer uma Leitura Z com o número do Terminal em 999.

 

4.Como fecho somente o Turno, mantendo o mesmo dia ?

R. No VCash é só fechar o Caixa e depois Abri-lo novamente. No Cash, use a opção Leitura em Z – Fecha só o Turno em vez da opção Leitura em Z. Se a loja tem ECF você deve ter o extremo cuidado de não enviar o comando de Redução em Z para o ECF (campo Envia Comando para o ECF) pois se o fizer o ECF ficará bloqueado até o dia seguinte. Quando você usa mais de um turno em ECF, você deve utilizar o relatório de fechamento do Cash em vez do relatório que é impresso no ECF, para conferir o Caixa.

 

5.Se um usuário abre o caixa outro usuário poderá operá-lo ?

R. Não. Tenha em mente que quem abre o Caixa é o “dono” do caixa até o fechamento. Então se, p.ex., o operador 00002 abriu o caixa de hoje, para entrar no caixa você precisará digitar esse código e a senha da operador 2. A menos que você saiba a senha, não será possível entrar e operar esse caixa.

 

6.Se um usuário abre o caixa e depois se ausenta da empresa, ninguém mais conseguirá fechar esse caixa de forma que outro usuário possa operá-lo ?

R. Você pode fechar qualquer Caixa aberto pela retaguarda (Terminal 000). Saia do sistema, no terminal que você quer fechar. Entre na Retaguarda, na Redução em Z e no campo Código do Terminal digite o terminal que você quer fechar. Após fazer o fechamento o terminal estará apto a ser aberto novamente por outro operador.

 

7.Como faço um Suprimento ?

R. Menu do Caixa, Suprimentos. No Cash, Menu do Caixa, Entradas e Saídas, Entradas no Caixa.  Suprimentos são valores que você coloca no Caixa. Ex. você traz troco para o caixa e faz um suprimento indicando o valor de troco colocado.

 

8.Como faço uma Sangria ?

R. Menu do Caixa, Sangria. No Cash, Menu do Caixa, Entradas e Saídas, Saídas do Caixa.  Sangrias são valores que você tira do Caixa. Ex. Acumulou muito dinheito e você tira para fazer deposito em banco. Então você faz uma Sangria.

 

9.Se a Sangria é de Despesa (ex. pagamento de supermercado), qual a classe da conta que eu uso ?

R. Como já vimos na parte sobre o Plano de Contas, a Classe de Despesas é 2.00.00

 

10.Fiz uma Sangria ou Suprimento errados, como Conserto ?

R. Ao fazer suprimento e sangrias, o sistema cria um número de cupom, do mesmo tipo que um cupom de venda. Você pode Cancelar esse Cupom como se fosse uma Venda. Ou então você faz o movimento inverso. Ex. Você fez um Suprimento incorreto de R$ 100,00 então você faz uma Sagria de R$ 100,00 explicando como motivo que você está anulando o suprimento incorreto.

 

11.A transferência de Saldo do Fechamento anterior está errada, como conserto ?

R. Exatamente da mesma forma como explicado na pergunta anterior.

 

12.Qual a diferença entre Leitura em X e Leitura em Z (ou Redução Z) ?

R. Durante a operação do Caixa, são feitas Vendas, Recebimentos de Contas a Prazo,  Entradas, Sangrias, Cancelamentos. Isso gera uma movimentação de valores. No final do dia, ou na troca de turno, deve ser feita uma conferência, para confrontar se os valores que estão constando no computador estão “batendo” com os valores que estão fisicamente no caixa. A Leitura X e Redução em Z existem para isso. Antes de fechar o Caixa, ou a qualquer momento do dia, o operador emite uma Leitura em X e confere esses valores. Em termos do que é impresso, Leitura X e Redução em Z são idênticas. A diferença é que a Leitura X você pode tirar quantas vezes quiser e a Leitura ou Redução em Z, uma vez tirada “fecha” o caixa, ou seja, encerra aquele movimento, deixando o caixa livre para ser aberto novamente. No caso de ECFs, deve-se ter mais cuidado, porque uma vez feita a Redução em Z, a máquina fica inoperante até o dia seguinte.

 

13.Como faço para Tirar uma Leitura de Conferência do Caixa para tentar achar os possíveis desvios nos valores no fechamento ?

R. O Relatório de Conferência de Caixa existe para ajudar a achar os desvios de caixa. Imagine a situação: O operador tira uma Leitura em X e confere os valores com os do caixa. Aparece uma diferença, está sobrando ou faltando dinheiro. Como esse operador pode procurar o que está errado. A Leitura X normalmente apresenta nos relatórios valores totalizados em relação ao movimento do dia. Ex. Total em Dinheiro, Total em Cheque, Total em Cartao, etc... Como fazer ?  É o momento de usar o relatório de conferência de caixa, pois ele relaciona todas as vendas do dia, uma a uma, todos os recebimentos, e mais informações. Além disso, vai mostrar, venda a venda, como foi feito o pagamento. Ex. Venda de R$ 100,00 sendo que foi pago R$ 50,00 em Dinheiro e R$ 50,00 em Cheque.

 

14.Como faço para Receber as Contas em Aberto dos Clientes ?

R. Contas a Receber, Caixa, Recebimentos.

 

15.Se eu receber os cupons errados ou errar o cliente, como Cancelo o que recebi erradamente de forma que fique em aberto no CR de novo ?

R. Da mesma forma que existe o Recebimento, existe o Cancelamento de Recebimento, o qual volta os títulos que você selecionar, para abertos.  No Cash fica em Menu do Caixa, Cancelamento de Vendas e Recebimentos, Cancelamento de Recebimentos.

 

16.Como Cancelo uma Venda ?

R. Caixa, Cancelamento de Vendas. No Cash, Menu do Caixa, Cancelamento de Vendas e Recebimentos, Cancelamento de Vendas. No ECF somente é possível cancelar-se a última venda realizada e desde que não tenha sido tirado nenhum documento posteriormente. Ex. Se você fizer uma venda , depois tirar uma Leitura em X, será impossível cancelar essa venda. Se você configurar o sistema para emissão de comprovante adicional na venda (ex. aquele rabicho que sai na venda crediário para o cliente assinar) também não será mais possível cancelar essa venda.

 

17.Posso Cancelar Vendas de Dias Anteriores ?

R. Se a loja não tem ECF, sim. Se tem ECF não será mais possível conforme explicado na pergunta anterior.

 

18.Se eu Cancelar uma Venda isso sai na Leitura X e Z ? Se Sim, como é mostrada a informação ?

R. Sim, tanto na Leitura X e Z quanto na Conferência do Caixa, tem uma seção do relatório que mostra os cancelamentos havidos. Isso existe para que o gerente ou os supervisores de caixa saibam o que está sendo cancelado e confiram se está correto.

 

19.Como faço para ReImprimir um Cupom, ou Recibo, ou Carnê ?

R. Contas a Receber, Administra Títulos do CR. Você puxa os títulos desejados com base no filtro existente e pressiona Control P e seleciona Reimpressão de Documentos. No Cash, Contas a Receber, Relatórios, ReEmissão de Documentos.

 

20.Cash. Entrei um Vendedor na ReEmissão de Documentos e o sistema travou no campo vendedor. O que fazer ?

       R. Tem várias opções no sistema em que você pode digitar uma lista de elementos. E você finaliza a entrada ou com 99999 ou com o ESC. Então você deve observar o que está escrito na tela. Nessa opção temos (Zero = Todos e 99999 Finaliza). Isso significa que você pode digitar zero para todos os vendedores, e o sistema já sai fora do campo, ou você vai digitando os vendedores que você quer, um a um, e quando você acabar de digitar os códigos dos vendedores, você deve digitar 99999 para o sistema fechar a entrada de vendedores e passar para o próximo campo.  Conforme a opção, é permitida digitação de vários vendedores, ou vários clientes, ou vários fornecedores.

 

21.Como faço para saber o quanto um cliente tem em Aberto ?

R. A melhor forma é entrar no Recebimento e puxar pelo Código do Cliente.

 

22.Como faço para saber o quanto um cliente tem de Atraso ?

R. Da mesma forma que você faz para saber o quanto está em aberto, só que quando falamos em atraso, são aqueles títulos que já venceram e ainda não estão quitados. Entao, no Recebimento, você filtra, por exemplo, pelo código do cliente e coloca data final de vencimento como ontem ou anteontem. Se você quiser saber tudo o que a loja tem de atrasos ou seja, uma lista de atrasados, você deixa o cliente em branco e põe a data final de recebimento como ontem.

 

23.Como tiro a relação de Abertos de um Cliente ?

R. Você puxa o que o cliente tem em aberto pelo Recebimento, pressiona Control P, e pega um dos relatórios.

 

24.Como altero o vencimento de um cupom já faturado ?

R. Contas a Receber, Administração de Títulos. Você puxa os títulos desejados e ele vai abrir uma tabela. Você vai até o campo Vencimento, dá ENTER e altera.

 

25.Como altero a comissão de um cupom já faturado ?

R. Contas a Receber, Administração de Títulos. Você puxa os títulos desejados e ele vai abrir uma tabela. Menu principal, Alterar Comissões, ou menu de contexto, Alterar Comissões.  No Cash, Contas a Receber, Altera Comissões de Pedidos. No Cash você tem que ter em mãos os números dos cupons a serem alterados.

 

26.Como vejo os cheques lançados no sistema ?

R. Sempre que é feita uma venda com forma de pagamento Cheque ou Cheque Pré, ou quando são feitos recebimentos e a forma de pagamento é Cheque, o sistema abre uma janela e pede para o operador digitar os dados dos cheques. Esses cheques são armazenados em uma tabela do sistema, que você tem acesso em Contas a Receber, Administração de Cheques.

 

27.Como lanço cheques manualmente ?

R. Em Contas a Receber, Administração de Cheques, pressione Novo ou Insert, e lance os dados do cheque.

 

28.Como lanço Cheques Devolvidos ?

R. Contas a Receber, Cheques Devolvidos.

 

29.Como transfiro cheques de Cheques Bons para Cheques Devolvidos, e vice-versa ?

R. Com a tecla quente Control T. Estando no módulo de Cheques, Control T envia o Cheque para os Cheques Devolvidos. Estando em Cheques Devolvidos, Control T envia o cheque para a Adm. de Cheques. Quando um Cheque é devolvido, você o transfere de depósito, ou seja, ele sai da Adm. de Cheques e entra em Cheques Devolvidos. Caso você consiga receber esse Cheque , você o transfere de volta para a Adm. de Cheques e faz a baixa dele (Baixa indica pagamento).

 

30.Como associo um conta de juros em um cheque devolvido ?

R. No módulo de Cheques Devolvidos existe uma tabela de Contas, para que você possa fazer lançamentos no Cheque associando essas contas. Isso serve para você poder cobrar juros e despesas gerais de cobrança relativo ao cheque (ex. Juros, Xerox, Despesas com Advogados, etc...). Então primeiro você cadastra essas contas no botão Contas de Despesas. Depois você localiza o Cheque Devolvido e clica em Inclui Despesas. A Conta 001 é reservada para Valor Principal, ou seja, o próprio cheque devolvido.

 

31.Como Filtrar Cheques Devolvidos ?

R. Use os campos na parte superior à esquerda. Você pode filtrar uma agência , conta, cheque, cliente. Você pode compor o filtro para chegar ao conjunto de dados que você quer. Ex. se você puser 1814 na agência E 220 na conta, serão filtrados os Cheques cuja Agência seja 1814 e cuja conta seja 220.

 

32.Como emito um Recibo Genérico de Saída de Caixa ?

R. Contas a Receber, Recibo Genérico de Saída de Caixa. É útil quando você paga alguma coisa, por exemplo, e o dinheiro não sairá do Caixa, então você emite o recibo para documentar.

 

33.E um recibo genérico de entrada de caixa ?

R. Contas a Receber, Recibo Genérico de Entrada de Caixa. Idem à pergunta anterior, serve para você documentar um valor que está entrando e não será colocado no caixa.

 

34.Para que serve a opção de Higienização, ou Envio ao Arquivo Morto ?

R. Conforme o tempo vai passando, os dados vão se acumulando no sistema. A forma de você manter as tabelas mais enxutas é enviando os dados para Arquivo Morto. Tanto no Contas a Receber, quanto no Contas a Pagar, quanto no Banco Movimento, somente são enviados para arquivo morto os títulos já quitados (pagos). Você deve impor uma data limite para envio ao arquivo morto. Por exemplo, durante pelo menos um ano, os títulos devem ficar no arquivo vivo, depois disso (depois de pagos há mais de um ano atrás) podem ser enviados para arquivo morto. Isso na verdade depende de cada empresa. Os títulos que estão no arquivo morto são contabilizados na imensa maioria dos relatórios, ou seja, o fato do título estar no arquivo vivo, ou morto, não afetará em nada os relatórios. Não existe uma regra de periodicidade para envio ao arquivo morto, com o passar dos anos eu aconselharia a fazer isso pelo menos 2 vezes ao ano.

 

35.Qual o melhor horário para fazer Higienização ?

R. Se possível deixar o servidor ligado, à noite, trabalhando porque conforme a quantidade de dados, o trabalho será bastante longo.

 

36.Essa opção pode ser usada com a loja trabalhando ? Por que ?

R. Até pode, porque não é uma tarefa que precisa fazer uso exclusivo das tabelas. O que pode acontecer é deixar a rede lenta, porque a tarefa de higienizar faz uso intenso de acesso a disco.

 

37.Depois da Higienização, deve ser usada a opção de Organizar Arquivos ? Por Que ?

R. Sim, deve. Para limpar de vez e reorganizar as tabelas cujos dados foram higienizados.

 

38.Para que serve o módulo de Entregas Futuras ?

R. Imagine a situação, um cliente chega para você e compra 500 sacos de cimento. Ele pede para entregar 100 por semana. Então você faz a venda, marca nessa venda que ela é entrega futura. O sistema não baixa o estoque do item nesse momento. Conforme você vai entregando, você entra em Contas a Receber, Entregas Futuras, puxa pelo título ou pelo cliente, marca a quantidade a entregar e emite o recibo de entrega. O estoque é baixado no momento da emissão do recibo, na quantidade que você definiu que será entregue.

 

39.Como faço para dar baixa no estoque quando a venda é Entrega Futura ?

R. Como dito acima, ao emitir o Recibo de Entrega o estoque é baixado na quantidade que você definiu que será entregue.

 

40.Se defini o produto errado para baixar nas entregas futuras, como estorno isso para fazer corretamente ?

R. Você puxa pelo cliente, vai no item que foi marcado errado e usa a opção Estornar.

 

41.Como verifico os Brindes que foram efetuados durante o mês corrente ?

R. Contas a Receber, Análise de Brindes, Descontos, Acréscimos e MarkUp. Selecione o período de análise e marque Brindes.

 

42.Como faço para analisar os descontos que foram cedidos no mês corrente ?

R. Idem ao anterior, porém marque Descontos.

 

43.Como faço para analisar os itens vendidos com margem muito baixa, ou muito alto, ou margens negativas ?

R. Idem ao anterior, porém marque Margem Média. No campo Limite de MarkUp/Desconto/Margem deixe em zero.

 

44.Como acerto essas Margens de Forma que o Relatório de Análise de Resultado saia com valores Corretos ?  Ex. o Resultado deu prejuízo mas isso foi em função de ter vários produtos com o PMA incorreto...

R. Idem ao item anterior.

A cada venda, o sistema armazena os dados. No caso dos produtos, são armazenados também, além da quantidade e do preço vendido, o preço de tabela e o Preço Médio de Aquisição (PMA) naquele momento. Uma Margem zerada, ou negativa, significa que o PMA do produto estava maior que o preço de venda, o que pode indicar um erro de informação armazenada na ficha do produto. Isso vai provocar um desvio, uma informação errada no Relatório de Análise de Resultados (que determina o Custo de Mercadoria Vendida e o Lucro da Empresa no período). Através dessa opção você consegue filtrar quais são esses itens. Mais do que isso, se você observar , existem 2 abas, a de Cupons, e a de Produtos. Na aba de Produtos, você verá somente os itens daquele cupom selecionado, que estão com margem zerada ou negativa. Observe os campos Pr.Venda, Pr.Médio, Desconto e Margem. Você pode ir até o campo Pr.Medio, dar ENTER, e digitar o PMA correto do produto. Isso fará com que a ficha da venda seja atualizada. Acertando todos os erros, você poderá tirar o Relatório de Análise de Resultado novamente, porque a informação estará mais precisa.

 

 

45.Como tiro um relatório das Transferências para Filiais ocorridas no mês ?

R. Contas a Receber, Transferências entre Filiais.

Quando você  transfere para uma Filiais, você faz uma venda, em que o tipo é 06. Quando você recebe mercadoria de uma Filial, você entra normalmente no Contas a Pagar, apenas marcando o campo Tipo de Lançamento como “X”, Transferência entre Lojas.

Nesse módulo do Contas a Pagar você pode analisar tanto o que foi enviado, quanto o que foi recebido, quanto ambos. Além disso, caso haja mais de uma filial, você pode analisar uma a uma, ou todas ao mesmo tempo.

O objetivo maior desse módulo, além de analisar o que foi enviado e recebido, é você poder totalizar os valores e verificar se uma loja deve transferir valor para outra ou não.

 

46.Como habilito um terminal para poder fazer Venda do tipo Transferência para Filial ?

R. Configuração de Sistema, Terminais, campo Vendas Ativas. Transferência entre Filiais é o Tipo de Venda 6.

 

47.E para fazer Venda do tipo Consignação ?

R. Idem acima. Consignação é o Tipo de Venda 7.

 

48.Onde analiso os pedidos que estão em Consignação ?

R. Contas a Receber, Consignações.

 

49.Quais os 2 modos de operação da Consignação, conforme Configuração Global, Vendas, campo “Modelo do Tipo de Consignação”, que pode ser 0 ou 1 ?

R. Tipo 0 (zero) : No Caixa, você fecha a Venda como Consignação. Você pode reabrir o cupom e fechá-lo novamente, mas sempre e somente com o Tipo 7, Consignação. Para fazer o acerto da Consignação, nas vendas, você pressiona HOME no campo Pedido, Marca os Pedidos que você quer fechar o acerto com Control ENTER, e depois pressiona F10. Será gerado um pedido de venda com o resultado e as consignações serão arquivadas no arquivo morto.

Tipo 1: No Caixa, você fecha a Venda como Consignação. Você pode reabrir o cupom e alterá-lo ou fechá-lo como venda, conforme a condição de pagamento que o cliente fará.

 

O tipo zero serve para lojas em que as revendedoras levam e devolvem muitas mercadorias. Então você sempre terá vários cupons na hora de fazer o acerto.

O tipo um serve para lojas em que as clientes levam mercadoria para experimentar. Depois voltam e, ou compram a mercadoria ou a devolvem. Normalmente você tem apenas um cupom por cliente.

 

50.Como tiro um relatório com o Histórico de Produtos comprados de um Cliente ?

R. Control F10 para abrir clientes, Control P para abrir Relatórios, Histórico de Produtos comprados. Útil para você analisar os produtos que um cliente, ou um grupo de clientes, compraram em um período. Dentro da Venda, existe uma tabela que traz essas informações, também muito útil, através do ALT HOME ou F7.

 

51.Como tiro um relatório com o Histórico de Cupons e Produtos de um Cliente ?

R. Control F10 para abrir Clientes, Control P para abrir Relatórios, Histórico Analítico de Cupons e Produtos. Atualmente só no Cash. Útil para você analisar o que o cliente comprou e pagou, em termos dos cupons de venda e seus produtos associados.

 

52.Como tiro um Relatório de Contas Recebidas de um Cliente ?

R. Contas a Receber, Relatórios, Contas Recebidas. Ou Control F10, Relatórios, Contas Recebidas. Esse relatório é útil para você analisar o quanto e quando um cliente fez seus pagamentos.

 

53.Como tiro um Relatório de Cupons Fiscais emitidos no período ?

R. Contas a Receber, Relatórios, Cupons Fiscais no Período. Esse relatório é útil porque permite você analisar os números dos cupons fiscais ( COO ) e os números de controle interno do sistema.

 

54.Como tiro um Extrato de um Cliente ?

R. Contas a Receber, Relatórios, Extrato de Cliente. Ou Control F10, Control P, Extrato de Cliente. Extrato é útil porque, como o próprio nome diz, mostra um extrato, ou seja, na linha do tempo, os valores de compra e pagamentos, bem como suas datas. É como um extrato bancário. Um cuidado em relação à esse relatório é que o Saldo Final, quando você definir um período, não será necessariamente o Saldo em Aberto do cliente , mas somente o saldo daquele período que você colocou no relatório. Existe uma mensagem no relatório alertando sobre isso.

 

55.Como tiro um Relatório de Compras, Pagamentos e Abertos de um Cliente ?

R. Contas a Receber, Relatórios, Compras/Pagamentos/Abertos.

Esse relatório é útil na análise do que um cliente comprou, do que já pagou e do que está em aberto.